Guia Definitivo: Processamento Inteligente de Documentos

Diariamente, empresas no mundo todo processam juntas trilhões de documentos de negócios, como faturas, contratos, recibos, comprovantes, documentos e currículos. De acordo com pesquisas, colaboradores passam em média 9h por semana analisando documentos e extraindo informações, para posteriormente salvarem em sistemas empresariais.

Esses documentos de negócio, que podem estar em formatos como PDFs, imagens digitalizadas, e-mails e até mesmo documentos em papel, contêm uma riqueza de informações que são essenciais para as operações cotidianas.

No entanto, a natureza desses documentos pode representar um desafio significativo para as empresas. A falta de consistência nos formatos, layouts e idiomas pode dificultar a extração e interpretação de dados de maneira eficiente. Além disso, ler documentos e extrair informações configura tarefas repetitivas que podem ser demoradas e suscetíveis a erros humanos.

É aqui que o Processamento Inteligente de Documentos, também conhecido como Intelligent Document Processing (IDP), entra em cena, oferecendo uma solução poderosa para lidar com documentos não estruturados.

Imagine se os softwares pudessem entender documentos da empresa da mesma forma que um ser humano faria. Extrair, interpretar e processar dados com a mesma rapidez e precisão de PDFs, imagens, manuscritos e outros documentos digitais. Esse é o potencial revolucionário do Processamento Inteligente de Documentos.

O que é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP)?

O Processamento Inteligente de Documentos, também conhecido como Intelligent Document Processing (IDP), é uma tecnologia avançada que permite aos softwares compreender e interagir com documentos da mesma maneira que os seres humanos. Em termos simples, o IDP capacita os sistemas de computador a processar e extrair informações úteis de uma variedade de documentos digitais, como áudios, PDFs, imagens e até mesmo manuscritos.

Nos últimos anos, o IDP emergiu como uma tecnologia transformadora, oferecendo uma abordagem inovadora para lidar com a crescente quantidade de documentos digitais que as empresas enfrentam diariamente. Ao combinar técnicas avançadas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural, o IDP capacita os sistemas de computador a compreenderem e interagirem com documentos de maneira inteligente e automatizada.

Por exemplo, ao receber uma fatura em formato PDF, o software pode identificar automaticamente informações cruciais, como datas, valores e detalhes do fornecedor, e extrair e salvar esses dados em planilhas excel.

Extração de dados de documentos

Como funciona o processamento inteligente de documentos?

Enquanto o OCR se concentra na conversão de texto de imagens em formato digital, o IDP vai além, permitindo a interpretação e o processamento inteligente de informações extraídas de documentos, oferecendo uma solução mais completa para a automação de documentos e processos empresariais.

O funcionamento do IDP pode ser dividido em várias etapas:

1. Captura de Documentos: O processo começa com a captura dos documentos, que pode ser feita de forma manual, com o usuário importando na plataforma IDP, ou automatizada por bots RPA, que ficam responsável por se conectarem as fontes de informação (contas de e-mail, conversas no whatsapp, drives na nuvem (one drive, google drive) e capturarem os documentos.

2. Pré-processamento: Antes da extração de dados, os documentos passam por um estágio de pré-processamento. Isso pode incluir operações como limpeza de imagens, correção de distorções, segmentação de texto e detecção de idioma para preparar os documentos para a extração de informações.

3. Reconhecimento de Caracteres (OCR): Em seguida, os documentos são submetidos ao reconhecimento óptico de caracteres (OCR), no qual o software converte o texto contido nas imagens em texto editável. Isso é fundamental para permitir que o sistema processe e interprete o conteúdo dos documentos.

4. Extração de Dados: Com o texto convertido, o sistema utiliza algoritmos de aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para identificar e extrair informações específicas dos documentos. Essas informações podem incluir nomes, datas, números, valores, endereços, entre outros dados relevantes, dependendo do contexto do documento e dos requisitos do usuário.

5. Validação e Verificação: Após a extração de dados, o sistema pode realizar etapas de validação e verificação para garantir a precisão e integridade das informações extraídas. Isso pode incluir a comparação dos dados extraídos com fontes externas, a aplicação de regras de negócio e a detecção de anomalias ou erros.

6. Integração e Distribuição: Por fim, os dados extraídos podem ser integrados aos sistemas e fluxos de trabalho existentes da empresa e distribuídos para os destinatários apropriados. Isso permite que as informações extraídas sejam utilizadas em processos de negócios, relatórios, análises ou outras finalidades conforme necessário.

Quais são as tecnologias por trás do IDP?

O Processamento Inteligente de Documentos utiliza uma variedade de tecnologias de ponta para realizar suas funções de forma eficiente e precisa. São elas:

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): Para começar, o IDP utiliza uma tecnologia chamada OCR, que basicamente transforma imagens de texto em texto digital editável. Isso significa que mesmo se você tiver um documento escaneado ou uma foto de um texto, o OCR pode converter essas imagens em texto que o computador pode entender e processar.

Aprendizado de Máquina (Machine Learning): Mas e se quisermos extrair informações específicas, como nomes, datas ou valores, dos documentos? É aqui que o aprendizado de máquina entra em ação. Usamos algoritmos inteligentes que são treinados para reconhecer padrões nos documentos e identificar exatamente o que estamos procurando. Essa é a magia por trás da extração inteligente de dados!

Processamento de Linguagem Natural (NLP): Aqui entra a interpretação de texto. O NLP, ou Processamento de Linguagem Natural, nos ajuda a entender o contexto do texto nos documentos. Isso significa que podemos identificar não apenas palavras, mas também o que essas palavras significam em relação ao resto do documento. É como ensinar o computador a entender a linguagem humana!

Visão Computacional: Mas os documentos não são apenas sobre texto, certo? Muitas vezes eles têm tabelas, gráficos e outros elementos visuais. A visão computacional nos permite analisar e interpretar esses elementos, enriquecendo ainda mais nossos dados extraídos.

Redes Neurais Convolucionais (CNN): Por fim, para lidar com documentos manuscritos, como formulários preenchidos à mão, utilizamos redes neurais convolucionais. Essas redes são especializadas em reconhecer padrões em imagens e nos ajudam a identificar e interpretar caracteres escritos à mão com precisão.

Benefícios do processamento inteligente de documentos

No dinâmico mundo das empresas, a eficiência operacional é mais do que uma aspiração, é uma necessidade. À medida que as organizações buscam maneiras de otimizar seus processos e permanecer competitivas, a automação empresarial se torna um imperativo para a  precisão e eficiência dos processos.

Maior Eficiência Operacional

As ferramentas de Processamento Inteligente de Documentos reduzem significativamente a necessidade de intervenção humana direta em tarefas operacionais. Esse benefício é especialmente notável em fluxos de trabalho que lidam com uma grande quantidade de documentos, os quais tradicionalmente demandam muita mão-de-obra. Com o IDP, processos bem automatizados frequentemente ocorrem sem a necessidade de intervenção humana.

As soluções de IDP conseguem extrair, converter, classificar e indexar dados em segundos, mesmo quando os documentos estão desestruturados. Essa tecnologia oferece um potencial transformador. Imagine escritórios de advocacia processando, indexando e arquivando milhares de páginas de evidências coletadas para um único caso. Ou equipes de contas a pagar aproveitando o IDP para processar, reconciliar e indexar volumes substanciais de faturas. As possibilidades são verdadeiramente ilimitadas.

Precisão Aprimorada

O erro humano é inerente a qualquer tarefa manual e, quando as tarefas são realizadas com pressa ou exigem grande concentração, o risco de erros aumenta consideravelmente.

Essa questão é particularmente crítica em ambientes onde a precisão dos dados é crucial, dada a crescente preocupação com violações de dados e regulamentações de segurança cada vez mais rigorosas. Além disso, o processamento de grandes volumes de documentos aumenta o risco de erros. O IDP mitigam esse risco, melhorando a precisão dos dados e reduzindo erros.

Economia de Custos

A redução de custos é uma meta prioritária para qualquer negócio. O Processamento Inteligente de Documentos pode ajudar as organizações a reduzir despesas operacionais, eliminando tarefas manuais repetitivas e demoradas, como entrada manual de dados ou verificação de informações em várias fontes.

Ao automatizar esses processos, a empresa não só economiza tempo, mas também reduz a probabilidade de erros humanos, resultando em eficiência a longo prazo.

Automação Empresarial

Automação de nível empresarial, permitindo que organizações digitalizem processos em toda a empresa. Isso é particularmente benéfico porque, praticamente, todas as equipes produzem documentos que requerem processamento. Com IDP, dados de diferentes fontes e formatos podem ser processados e compartilhados entre diferentes departamentos de maneira rápida e eficiente, sem a necessidade mão de obra especializada, codificação complexa ou instalação de software adicional.

Aumento da Produtividade

Capacidade de processar documentos muito mais rapidamente do que métodos manuais tradicionais. Enquanto um trabalhador humano pode levar vários minutos para concluir o processamento de um único documento, as soluções IDP conseguem realizar essa tarefa em apenas alguns segundos.

Isso é especialmente útil em ambientes onde uma grande quantidade de documentos precisa ser processada rapidamente. Além disso, os bots podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, eliminando a necessidade de trabalho manual tedioso e demorado.

Casos práticos do Processamento Inteligente de Documentos

Contas a Pagar

O processo de contas a pagar em departamentos financeiros envolve lidar com uma variedade de faturas e documentos relacionados a pagamentos a fornecedores, serviços e outros compromissos financeiros da empresa. Tradicionalmente, esse processo pode ser manual e demorado, sujeito a erros humanos e atrasos.

Como o IDP Ajuda:

• Extração de Dados: O IDP pode extrair automaticamente informações-chave das faturas, como datas de vencimento, valores, números de fatura e detalhes do fornecedor. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e reduz os erros associados a esse processo.

• Classificação e Triagem: Com base nas informações extraídas, o IDP pode classificar e direcionar as faturas para os departamentos ou indivíduos apropriados para revisão e aprovação. Isso agiliza o fluxo de trabalho, garantindo que as faturas sejam processadas de maneira oportuna.

• Validação e Verificação: Além de extrair dados, o IDP pode validar as informações em relação aos registros internos da empresa e verificar se há discrepâncias ou inconsistências. Isso ajuda a garantir a precisão das transações financeiras e reduz o risco de pagamentos incorretos ou duplicados.

• Automação de Workflow: O IDP pode automatizar todo o fluxo de trabalho de contas a pagar, desde a recepção inicial das faturas até a emissão de pagamentos. Isso inclui notificações automáticas de aprovação, encaminhamento de exceções para revisão humana e até mesmo a geração automática de registros contábeis.

Documentos Comuns

• Contratos

• Notas de crédito

• Faturas

• Ordens de compra

• Recibos

• Declarações

Recursos Humanos

O departamento de Recursos Humanos lida com uma grande quantidade de documentos e dados relacionados aos colaboradores, desde currículos e formulários de candidatura até registros de funcionários e documentos de benefícios. Tradicionalmente, esses processos podem ser demorados e propensos a erros quando realizados manualmente.

Como o IDP Ajuda:

• Triagem Automatizada de Currículos: O IDP pode ser usado para digitalizar e analisar currículos recebidos, identificando automaticamente informações-chave, como histórico profissional, habilidades e qualificações. Isso permite uma triagem mais rápida e eficiente dos candidatos, acelerando o processo de recrutamento.

• Seleção de Colaboradores: Com base nos critérios de seleção definidos pelo RH, o IDP pode ajudar a identificar os candidatos mais adequados para determinadas posições, comparando suas habilidades e experiências com os requisitos do cargo. Isso ajuda os gestores de RH a tomar decisões mais informadas e objetivas durante o processo de contratação.

• Processamento de Formulários e Documentos de Colaboradores: Além de lidar com currículos, o IDP pode ser utilizado para processar uma variedade de documentos relacionados aos colaboradores, como formulários de admissão, declarações fiscais, contratos de trabalho e outros documentos administrativos. Isso simplifica a gestão de documentos do RH e reduz a necessidade de entrada manual de dados.

• Automatização de Fluxo de Trabalho: O IDP pode automatizar todo o fluxo de trabalho relacionado ao recrutamento e à gestão de colaboradores, desde a coleta de documentos até a geração de relatórios e a integração de novos funcionários. Isso ajuda a garantir uma gestão mais eficiente dos dados dos colaboradores e uma experiência de integração mais suave.

Seguros

O setor de seguros lida com uma grande quantidade de documentos e dados relacionados a apólices, sinistros, reclamações e outros aspectos do negócio. Tradicionalmente, esses processos podem ser complexos e demorados, com o potencial de erros e inconsistências.

Como o IDP Ajuda:

• Processamento de Sinistros: O IDP pode automatizar o processamento de sinistros, permitindo que as seguradoras capturem e analisem rapidamente informações importantes de documentos relacionados a reclamações de sinistros, como formulários de notificação de sinistros, relatórios de avaliação e evidências de danos. Isso agiliza o processo de resolução de sinistros e melhora a experiência do cliente.

• Detecção de Fraudes: O IDP pode ser usado para identificar padrões suspeitos e anomalias nos documentos relacionados a reclamações de sinistros, ajudando as seguradoras a detectar potenciais casos de fraude. Isso inclui a análise automática de documentos como registros médicos, relatórios policiais e recibos de despesas para identificar inconsistências ou sinais de atividades fraudulentas.

• Triagem de Apólices de Seguro: O IDP pode ser aplicado na triagem de apólices de seguro para identificar informações-chave, como coberturas, exclusões e limites de responsabilidade. Isso ajuda as seguradoras a processar novas apólices de forma mais eficiente e a garantir que as informações estejam corretamente registradas em seus sistemas.

Escritórios de Advocacia

Escritórios de advocacia lidam com uma grande quantidade de documentos legais, incluindo contratos, petições, pareceres, documentos de descoberta e muito mais. Tradicionalmente, a gestão desses documentos pode ser trabalhosa e suscetível a erros quando realizada manualmente.

Como o IDP Ajuda:

• Processamento e Arquivamento de Documentos: O IDP pode ser usado para processar e arquivar documentos legais de forma eficiente, permitindo que os advogados capturem e organizem informações-chave, como partes envolvidas, datas importantes, cláusulas contratuais e jurisprudência relevante. Isso simplifica a gestão de casos e melhora a acessibilidade e recuperação de documentos.

• Gerenciamento de Dados Legais: O IDP facilita o gerenciamento de dados legais, incluindo a indexação e categorização automática de documentos, o que permite uma organização mais eficiente e precisa dos dados. Isso ajuda os advogados a identificar rapidamente informações relevantes e a tomar decisões informadas durante o processo de litígio ou negociação.

• Análise de Documentos: O IDP pode ser utilizado para analisar documentos legais em busca de padrões, tendências e insights, ajudando os advogados a identificar argumentos jurídicos, pontos de conflito e estratégias de resolução de disputas. Isso pode economizar tempo e recursos, melhorando a eficiência do processo legal.

Agronegócio

Profissionais e empresas envolvidas no agronegócio lidam com uma variedade de documentos e contratos, como contratos de compra e venda de produtos agrícolas, contratos de arrendamento de terras, documentos regulatórios, entre outros. Esses documentos são essenciais para garantir transações seguras e conformidade com regulamentações.

Como o IDP Ajuda:

• Processamento de Contratos Agrícolas: O IDP pode ser usado para processar e analisar contratos agrícolas, identificando automaticamente informações importantes, como partes envolvidas, termos e condições, datas de vencimento e obrigações contratuais. Isso simplifica a gestão de contratos e agiliza o processo de negociação.

• Gestão de Documentos Regulatórios: No agronegócio, é crucial cumprir uma série de regulamentações e normas governamentais. O IDP pode ajudar na gestão de documentos regulatórios, garantindo que os documentos sejam organizados, armazenados e recuperados de forma eficiente, facilitando a conformidade e evitando penalidades.

• Análise de Documentos Agrícolas: O IDP pode ser utilizado para analisar documentos agrícolas em busca de insights e informações úteis, como tendências de mercado, condições climáticas, preços de commodities e análise de risco. Isso ajuda os profissionais do agronegócio a tomar decisões informadas e estratégicas para suas operações.

Como escolher o software de processamento inteligente de documentos

Escolher o software de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) certo é crucial para garantir que suas necessidades específicas sejam atendidas e que você obtenha o máximo de benefícios dessa tecnologia.

Aqui estão algumas considerações importantes a ter em mente ao escolher um software de IDP:

1. Funcionalidades Específicas: Avalie as funcionalidades oferecidas pelo software de IDP e certifique-se de que atendam às suas necessidades. Isso pode incluir recursos como extração automática de dados, classificação de documentos, reconhecimento óptico de caracteres (OCR), integração com sistemas existentes, entre outros.
   

2. Facilidade de Uso: Escolha um software de IDP que seja fácil de usar e implementar. Uma interface intuitiva e amigável pode ajudar a reduzir a curva de aprendizado e garantir uma adoção mais rápida por parte da equipe. Os usuários devem poder extrair campos relevantes, adicionar novos campos para enriquecer conjuntos de dados e remover campos existentes para extrair apenas informações úteis, mantendo os dados estruturados organizados e precisos.
   

3. Precisão e Confiabilidade: Verifique a precisão e a confiabilidade do software em lidar com uma variedade de tipos de documentos e dados. Testar o software com uma amostra representativa de seus documentos pode ajudar a avaliar sua capacidade de lidar com suas necessidades específicas.
   

4. Flexibilidade e Escalabilidade: Escolha um software de IDP que seja flexível o suficiente para se adaptar às mudanças nas necessidades da sua empresa e que possa escalar conforme sua empresa cresce. Isso é especialmente importante se você estiver lidando com um grande volume de documentos ou planeja expandir suas operações no futuro.
   

5. Integração com Sistemas Existente: Verifique se o software de IDP pode ser facilmente integrado com os sistemas e aplicativos existentes em sua empresa, como sistemas de gestão de documentos, sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de CRM. Uma integração perfeita pode melhorar a eficiência e a produtividade de seus processos de negócios.
   

6. Segurança da Informação: Certifique-se de que o software de IDP oferece recursos robustos de segurança da informação para proteger seus dados confidenciais e garantir conformidade com regulamentações de privacidade, como o GDPR e o CCPA.
   

7. Suporte e Atendimento ao Cliente: Avalie a qualidade do suporte e atendimento ao cliente oferecido pelo fornecedor do software. Certifique-se de que eles ofereçam suporte técnico eficaz e recursos de treinamento para ajudar sua equipe a tirar o máximo proveito do software.
   

8. Tempo de Implantação: O tempo é essencial. Quanto mais rápido podemos extrair dados de documentos não estruturados e obter insights, mais rápido podemos alcançar economia de custos. Ao escolher uma solução IDP, é crucial buscar aquelas que suportam modelos reutilizáveis, pois isso possibilita um processamento de documentos mais ágil em grande escala.
   

9. Ambiente sem Código: Uma solução moderna de extração de dados de IA deve oferecer uma interface de usuário intuitiva e fácil de usar. Uma solução sem código é ideal, pois capacita os usuários de negócios, sem experiência em programação, a lidar com o processo de extração de dados. A redução da dependência de TI leva a uma maior eficiência nos processos de negócios.

Principais empresas que oferecem soluções de Procesamento Inteligente de Documentos

baruk - Plataforma de Processamento Inteligente de Documentos - Indoc

klippa - Processamento Inteligente de Documentos - DocHorizon

UiPath - Document Understanding

ABBYY - Intelligent Document Processing

Astera - Intelligent Document Processing

Microsoft - Power Automate

Conclusão

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) oferece um potencial revolucionário para empresas de todos os setores. Ao automatizar tarefas manuais relacionadas ao processamento, análise e extração de dados de documentos não estruturados, o IDP aumenta significativamente a eficiência operacional e reduz os erros humanos.

Além disso, essa tecnologia proporciona uma vantagem competitiva ao acelerar a tomada de decisões, melhorar a precisão dos dados e liberar recursos humanos para atividades de maior valor agregado.

Com sua capacidade de ampliar iniciativas de BI, melhorar a conformidade regulatória e impulsionar a inovação, o IDP promete transformar a maneira como as empresas lidam com seus documentos e dados, impulsionando o sucesso em um mundo cada vez mais digitalizado.