GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS COM
IA GENERATIVA
Gerencie seus documentos de forma inteligente e eficaz com o Know inDoc, a solução completa para Gestão Eletrônica de Documentos da Baruk.
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
O Know inDoc é um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) completo que oferece uma solução abrangente para organizar, armazenar, recuperar e compartilhar informações de forma segura e eficiente entre os colaboradores da empresa.
É a solução ideal para empresas de todos os portes que desejam gerenciar seus documentos de forma eficiente e segura.
Know vem com recursos que permitem aos usuários rastrear e gerenciar documentos empresariais de forma centralizada. Ele permite que grupos e membros de equipes modifiquem e publiquem documentos em colaboração.
Ele apresenta inúmeros recursos que garantem o acesso rápido e a privacidade dos dados, segurança, rastreabilidade e auditoria.
O recurso de controle de versão do documento garante uma gestão completa dos fluxos de trabalho e aprovação.
A busca de documentos garante a localização simplificada de documentos.
Além disso, o Know pode ser integrado ao Chat inDoc para facilitar o acesso à informação através de uma interface intuitiva para os usuários.
RECURSOS
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Documentos digitais: Converta documentos físicos em arquivos digitais de alta qualidade, economizando espaço físico e facilitando o acesso à informação.
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Gerenciar documentos: Organize seus documentos de forma eficiente, criando pastas, subpastas e aplicando metadados para facilitar a pesquisa.
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Armazenar documentos: Armazene seus documentos com segurança em um repositório centralizado, garantindo a proteção contra perda de dados.
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Recuperar documentos: Encontre os documentos que você precisa de forma rápida e fácil, utilizando ferramentas de pesquisa avançada.
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Compartilhar documentos: Compartilhe documentos com colegas de forma segura e controlada, definindo permissões de acesso e rastreamento de atividades.
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Automatizar workflows: Automatize tarefas repetitivas de gerenciamento de documentos, como aprovações, roteamentos e notificações.
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Garantir a conformidade: Atenda aos requisitos de conformidade legal e regulatória com recursos como controle de versão, retenção de documentos e auditoria.
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
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Aumento da produtividade: Os colaboradores podem encontrar os documentos que precisam de forma rápida e fácil, o que aumenta a produtividade e a eficiência.
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Tomada de decisões: As informações críticas estão sempre ao alcance, o que permite uma tomada de decisões mais rápida e informada.
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Redução de custos: O Know pode ajudar a reduzir custos com armazenamento físico de documentos, impressão e mão de obra.
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Melhoria na segurança: Os documentos são armazenados com segurança em um repositório centralizado, protegendo-os contra perda, roubo e acesso não autorizado.
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Acesso à informação: Os colaboradores podem acessar seus documentos a partir de qualquer lugar, a qualquer momento, usando qualquer dispositivo.
PRINCIPAIS RECURSOS
Ao digitalizar documentos e automatizar processos manuais, as empresas economizam tempo e recursos, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo o uso de papel.
A busca e recuperação rápida de documentos facilitam o fluxo de trabalho, permitindo que os funcionários acessem informações essenciais de forma rápida e precisa, melhorando a produtividade e a colaboração.
BUSCA AVANÇADA
Projetada para localizar rapidamente documentos específicos em grandes volumes de informações, usando palavras-chaves e filtros.
WORKFLOW DE APROVAÇÃO
Permite gerenciar o ciclo de criação e aprovação de documentos, garantindo que sejam organizados de forma segura e conforme às políticas corporativas.
CONTROLE DE VERSÃO
Total controle sobre as alterações feitas nos documentos ao longo do tempo, garantindo a integridade, a rastreabilidade e a recuperação das versões anteriores.
AUDITORIA E PERFIS DE ACESSO
Monitoramento e registro de todas as atividades realizadas dentro do sistema, identificando usuários e as mudanças executadas.
ORGANIZAÇÃO E SEGURANÇA
Documentos são organizados e classificados de maneira eficiente, facilitando a recuperação e o acesso apenas por pessoas autorizadas.
EFICIÊNCIA OPERACIONAL
Diminui os gastos com papel, impressão e correios e automatiza processos que antes exigiam muito tempo e recursos, resultando em economias operacionais.
GARANTIA DA QUALIDADE
Fluxos de trabalho de aprovação e revisões controlados garantem que somente os documentos dentro dos padrões sejam finalizados e publicados.
INFORMAÇÕES ATUALIZADAS
Atualizações em tempo real e a integração com Chat inDoc garantem o acesso às informações precisas, melhorando a comunicação e colaboração.
INTEGRAÇÃO COM CHAT INDOC
Ao integrar o Know inDoc com o Chat inDoc, potencializamos a capacidade das empresas de acessar suas próprias informações através de uma interface fácil e intuitiva.
Todos os documentos da empresa, como manuais, procedimentos, contratos e políticas armazenados no Know ficam a disposição do Chat inDoc que, por sua vez, utiliza esse conhecimento para responder perguntas e fornecer informações precisas, respeitando o controle de acesso e o status de publicação dos documentos.
Uma solução poderosa para qualquer organização que queira maximizar a utilização de suas informações e melhorar a interação com clientes e colaboradores.
COMUNICAÇÃO EFICAZ
Colaboradores, clientes e parceiros podem perguntar ao Chat inDoc sobre procedimentos, políticas ou detalhes específicos de projetos, serviços e produtos e obter respostas imediatas, consistentes e padronizadas, baseadas nos documentos armazenados no Know inDoc.
Dessa forma, a empresa garante que todos recebam a mesma informação precisa e atualizada, e reforça os processos de qualidade da informação.
SUPORTE E TREINAMENTO
Novos funcionários podem usar o Chat inDoc como uma ferramenta de treinamento, fazendo perguntas sobre procedimentos e políticas, o que acelera o processo de integração e reduz o tempo de colaboradores veteranos no processo de transferência de conhecimento.
Além disso, o Chat inDoc pode funcionar como um assistente virtual para responder perguntas frequentes e fornecer suporte técnico fora do horário comercial.
TOMADA DE DECISÕES
A utilização do Know inDoc como base de conhecimento centralizada e atualizada reduz a probabilidade de erros e inconsistências nas informações usadas por gestores, colaboradores e clientes.
Ao ser capaz de encontrar rapidamente uma informação histórica, as organizações ganham velocidade e vantagem competitiva. Além de serem capazes de usar o próprio conhecimento armazenado para obterem insights para a melhoria de processos, serviços e novos produtos.
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